Avoir une collaboratrice en permanence téléphonique

Lorsque l’on a une entreprise de permanence téléphonique, très rapidement va se faire sentir le besoin d’avoir une collaboratrice.

En effet, tu ne vas certainement pas pouvoir travailler 5 jours par semaine (voire 6 parfois !) et ce, 52 semaines par an sans pouvoir t’arrêter. Et ce n’est certainement pas le but non plus !

Comme je le répète souvent, on ne crée pas son emploi pour devenir esclave de sa propre entreprise. C’est vraiment important de garder ça en tête. On tape souvent sur les patrons qui exploitent les salariés donc n’oublie jamais que la première employée de ton entreprise, c’est TOI. Et ce n’est certainement pas le moment de commencer à mal te traiter !

Je te conseille donc de faire appel à une collaboratrice très rapidement. Le mieux est même de la trouver avant même que le besoin s’en fasse sentir.

Recruter dans l’urgence n’est jamais la meilleure solution ! Alors comment travailler avec une collaboratrice ?

1. Pourquoi avoir une collaboratrice ?

Comme je le disais, il est impossible de travailler sans prendre de vacances ou d’avoir la possibilité de prendre un jour off de temps en temps. En général, en perm, on vend le fait d’être toujours présente sur le temps d’ouverture du secrétariat. Et cela n’est réellement possible que si tu as une collaboratrice pour te remplacer quand tu es absente.

1.1 Avoir une collaboratrice pour les urgences

Devoir dire à tes clients que tu es malade et que donc leurs appels ne seront pas pris pendant 3 jours n’est pas une bonne idée. De plus, c’est loin de ce que tu as vendu si tu fais de l’Accueil Téléphonique Haut de Gamme comme je le préconise.

Pouvoir t’absenter si tu es souffrante ou si un de tes enfants est malade n’est pas un luxe, c’est une nécessité.

Avoir une collaboratrice va te permettre d’être beaucoup plus sereine au quotidien. Si ton enfant est malade et que tu dois l’emmener chez le médecin, tu vas pouvoir t’absenter car ta collaboratrice va prendre tes appels à ta place. Quel confort !

1.2 Te faire remplacer pendant tes vacances

Il est très important que tu prennes régulièrement des vacances. Les salariées ont droit à des vacances, toi aussi !

Ce n’est pas parce que tu es devenue indépendante que tu dois être punie et ne pas avoir de temps libre. Bien au contraire ! Tu as créé ton propre emploi 💪, c’est une sacrée performance et tu as le droit de te récompenser 😎.

Prendre des vacances sera beaucoup plus facile si tu as une collaboratrice. Elle connait tes clients, tu l’as formée sur leurs agendas.

Elle peut donc te remplacer quand tu vas partir en vacances. Et si tu as bien fait le travail de formation en amont, tu pourras en profiter sereinement !

1.3 Pour avoir plus de temps libre

Tu souhaites avoir plus de temps pour profiter de ta famille ? Cela sera possible facilement si tu as une collaboratrice.

Quand j’ai commencé en 2013, mes filles étaient petites et je souhaitais avoir mon mercredi après-midi. J’ai donc cherché une collaboratrice qui, elle, voulait travailler ce jour-là. Depuis mes filles ont grandi mais j’ai quand même gardé mon mercredi après-midi en off et quelques années plus tard, j’ai également ajouté mon vendredi après-midi.

Cela a le double avantage de me permettre à la fois d’avoir plus de temps libre pour moi mais également que ma collaboratrice travaille sur les agenda de mes clients deux fois par semaine. Elle a donc toujours les consignes en tête.

Ce serait plus difficile pour elle si elle ne prenait mes clients que quand je suis en vacances, car il y a souvent beaucoup d’informations à gérer pour chacun des agendas. C’est un choix que j’ai fait.

2. La difficulté de trouver une bonne collaboratrice

Je ne vais pas te cacher que ce n’est pas simple de trouver une bonne collaboratrice, une personne qui travaille comme toi, qui suit bien tes consignes.

Je vois souvent passer des messages sur les groupes Facebook de personnes cherchant encore et encore la perle rare.

J’y vois souvent deux problèmes récurrents : ces personnes ont des horaires peu attractifs et le tarif de collaboration est souvent ridiculement bas.

2.1 Les horaires de travail

Je vois des personnes qui proposent des plages horaires énormes pour leur permanence téléphonique (alors qu’elles sont seules 😮). Je pense qu’elles se disent que c’est la seule manière de convaincre des prospects.

Personnellement, je ne suis pas du tout d’accord avec ça et mes horaires sont bien plus petits que les 50 ou 60 heures par semaine que je vois passer régulièrement. Et heureusement pour moi, je ne pourrai jamais proposer la qualité de service que je vends si je travaillais 60h par semaine, j’en serai totalement incapable.

Evidemment, quand on a des horaires aussi grands, il n’est pas simple d’avoir une collaboratrice qui souhaite nous aider. Donc on se piège soi-même car non seulement, on travaille avec des horaires de dingue mais en plus personne ne nous aide à avoir un peu de temps libre pour souffler. Ces deux raisons à elles-seules te montrent qu’il faut vraiment faire très attention aux horaires que tu proposes.

Comme je le disais plus haut, ce n’est pas parce qu’on est indépendante que l’on doit devenir esclave de sa propre entreprise ! C’est très important de garder ça en tête car beaucoup finissent en burn out pour ne pas s’être prise en compte dans l’équation lors de l’élaboration de leurs horaires de travail.

Donc souviens-toi que tu trouveras plus facilement une collaboratrice si tu proposes des horaires de travail décents. Et j’insiste sur ce mot de décent car pour moi, on frôle l’esclavagisme moderne quand on demande à quelqu’un de travailler 50 ou 60h par semaine ! Ce serait interdit par la loi si c’était notre salariée. Ça fait réfléchir, non ?

2.2 Les tarifs pour régler une collaboratrice

On en revient encore et toujours au problème de la rémunération.

J’y consacre d’ailleurs un chapitre entier dans ma formation car c’est un des points sur lequel il ne faut vraiment pas se tromper quand on pose les bases de son entreprise ! Une mauvaise appréciation et on ne pourra pas vivre correctement de son entreprise.

Je vois passer des tarifs que je trouve personnellement absolument honteux en terme de rémunération de collaboratrice actuellement. Des 0€40, voire encore moins avec des 0€30 ou 0€20 par appel. Comment, mais comment peut-on demander à quelqu’un de travailler pour cette somme ? Et d’en plus d’exiger une super qualité de travail en échange de ces quelques piécettes ?? Et souvent, pour en rajouter encore une couche, avec les horaires démentiels vu plus haut ??

On a vraiment un gros problème là quand même, non ? Je pense qu’il y a deux explications possibles à ce phénomène.

Soit les personnes ont elles-mêmes vendues leurs services à des coûts très bas à leurs clients. Et du coup, elles ne peuvent pas rémunérer leur collaboratrice de manière décente. Sinon elles perdraient de l’argent. C’est donc une erreur lors de l’élaboration des tarifs de vente.

Soit elles souhaitent gagner de l’argent sur le travail fait par leur collaboratrice. Et elles ne lui donnent donc qu’une toute petite part de ce qu’elles facturent aux clients. Et là on revient à de l’exploitation pure et simple d’un autre être humain quand on propose ce type de tarifs aussi bas 😤.

Quand on sait que nous, les femmes, on est déjà très mal rémunérées sur le marché du travail en général, qu’on puisse se faire ça entre nous me glace et m’horrifie complètement !!

Pour moi, une des qualités nécessaires dans ce métier, c’est avoir de l’empathie. Et là on en est tellement loin que ça en devient à la fois horrible et ridicule !

Il y a donc une réelle réflexion à mener sur le tarif auquel tu vas payer ta collaboratrice.

3. Comment recruter une collaboratrice

Ce qu’il faut comprendre, c’est que c’est toi qui vas devoir recruter une collaboratrice. Il faut donc que tu saches clairement ce que tu veux, ce que tu vas lui demander et ce que tu vas lui proposer en échange de son travail. C’est clairement un travail de management. Encore une qualité à développer quand on devient indépendante 😅 ! N’hésite pas à lire ce lire le livre ci-dessous si tu veux développer tes compétences à ce sujet. Manager de façon bienveillante n’est pas donné à tout le monde mais cela s’apprend :

3.1. Transmettre les consignes

Il te faut définir des consignes très claires pour qu’elle puisse te remplacer.

Il faut qu’elle ait tes consignes à disposition et qu’elles soient mise à jour régulièrement. Plus tu lui faciliteras ton remplacement, plus elle sera efficace, plus tu seras sereine lors de tes absences.

Il n’est pas aussi simple que ça de pouvoir gérer une dizaine ou une vingtaine d’agendas en plus. Chaque client a ses consignes, ses besoins, ses envies. Tu les connais bien car tu connais tes clients vu que tu travailles avec eux chaque jour. Mais ce n’est pas le cas de ta collaboratrice. Surtout si elle ne te remplace que pendant tes vacances ou de temps en temps.

Il va falloir, qu’en un temps express, elle se mette ou remette tout en tête. Donc facilite lui la tâche le plus possible.

3.2. La rémumération de la collaboratrice

Tu vas aussi devoir calculer le tarif que tu vas pouvoir lui proposer. Comme je le disais plus haut, cela va dépendre en premier du prix que tu auras vendu tes appels à tes propres clients. (J’insiste : ne te trompe pas sur tes tarifs de vente, c’est très important). Et tu n’es pas là pour perdre de l’argent bien entendu ! Donc ne te trompe pas sur le tarif auquel tu vas rémunérer ta collaboratrice. Mais faut-il absolument que tu gagnes de l’argent quand une personne travaille à ta place ? C’est un choix à faire et il t’appartient. C’est encore une fois très personnel.

Moi j’ai clairement dit non. Ma collaboratrice facture d’ailleurs directement mes clients au même tarif que le mien. Elle gagne donc sa vie aussi bien que moi quand elle prend un appel à ma place. Moi je ne gagne strictement rien quand c’est elle qui travaille. Car je veux qu’elle y mette tout son cœur comme si mes clients étaient les siens. Ce qui est le cas maintenant qu’elle les facture ! Et les appels que je prends moi-même me rapporte suffisamment pour vivre très bien de mon activité.

D’ailleurs de plus en plus des femmes qui suivent ma formation partent sur ce système de double rémunération. Elles trouvent en général leur collaboratrice dans le groupe privé des Reines de la perm (réservé aux élèves). Donc elles savent que les autres personnes du groupe font de l’accueil haut de gamme ave des horaires et des tarifs bien calculés. Et elles se créent un duo ou un trio dans leur entreprise de rêve !

En conclusion

Comme tu le vois, avoir une collaboratrice va vraiment te faciliter la vie. C’est la solution idéale pour avoir du temps libre et la possibilité de t’absenter sans que cela ne mette en péril ton entreprise ou la qualité de service que tu as vendu à tes clients.

Il faut juste que les bases de ton entreprise soient bien posées pour que tu puisses lui offrir des conditions de rémunération qui justifient la qualité de service que tu lui demandes.

Comme tu as pu le constater, je n’ai jamais parler de sous-traitance dans cet article mais bien de collaboration. Je fais une distinction très importante entre les deux. A mon sens, ce n’est pas la même relation que l’on développe quand on parle de collaboration que quand on parle de sous-traitance mais cela fera l’objet d’un autre article 😉.