Cumuler la permanence téléphonique avec une autre spécialité

Tu as sûrement entendu dire qu’il n’était pas possible de cumuler la permanence téléphonique avec une autre spécialité ? Si tu lis ce blog, tu sais que l’on n’est pas complètement bloquée chez soi quand on fait de l’accueil téléphonique 😉. Et je vais te montrer qu’il est possible de ne pas faire que de la permanence pour diversifier tes revenus, si tu le souhaites.

En effet, il est tout à faire possible de cumuler la permanence téléphonique avec d’autres spécialités. C’est le cas des cinq secrétaires qui ont bien voulu apporter leur témoignage dans cet article 😊. Quatre d’entre elles ont d’ailleurs suivi ma formation pour la partie permanence téléphonique.

Mais le contraire est vrai également. Il est tout à faire possible de ne faire que de l’accueil téléphonique si tu le souhaites. C’est mon cas et je le vis très bien, j’adore même.

Comme tu es la chef de ton entreprise, c’est toi qui choisis ce que tu préfères 😉. Elle est pas belle la vie 😉 ?

1. Permanence téléphonique et retranscription

La retranscription audio, c’est écrire des courriers ou des compte-rendu que tu reçois sous forme de fichiers audio. Les milieux du médical et du juridique regorgent de personnes qui dictent des fichiers audio. Et il leur faut quelqu’un pour les passer à l’écrit. Ça peut être toi 😊 !

Il est tout à fait possible de proposer ce genre de prestations en plus de la permanence téléphonique. Tu peux consacrer une partie de ton chiffre d’affaire à la retranscription et gagner le reste avec les appels.

C’est le cas de Jacqueline, de Médicoffice, qui fait ça depuis une dizaine d’années : « je gère, en plus de la permanence téléphonique médicale, de la retranscription de comptes-rendus médicaux (entre autres). Mes clients sont des médecins spécialistes.

Je cumule la permanence téléphonique avec la retranscription de comptes-rendus médicaux avant tout par choix. C’est une réelle volonté de ma part car je souhaitais exercer cette activité dans son ensemble lors de ma création d’entreprise.

Il est tout à fait possible de gérer la frappe de comptes-rendus médicaux et les autres tâches dans le même temps qui est imparti aux horaires de permanence téléphonique, tout est une question d’organisation de son activité. En effet, je réserve la frappe des comptes-rendus médicaux lors d’un temps un peu plus creux de ma journée où je sais que les appels sont moins nombreux (ex de 10h à 12h ou de 14h à 16h).  

Gérer la permanence téléphonique en même temps que la retranscription m’apporte une satisfaction et un épanouissement total de mon activité, car je me retrouve dans les fonctions complète d’une assistante médicale indépendante.

2. Cumuler la permanence téléphonique et de l’administratif

Lors de ta prospection, il est possible que les clients ne soient pas intéressés par ta proposition de prendre leurs appels. Mais certains aimeraient peut-être quelqu’un pour les soulager sur le plan administratif. Ou qu’ils aimeraient que tu fasses les deux d’ailleurs !

Il est en effet possible de cumuler la permanence téléphonique avec la rédaction de devis ou de factures par exemple. Comme avec la retranscription, il suffit de le faire entre les appels.

2.1.Permanence téléphonique et facturation

C’est ce que fait Mélissa de Méli’Assist suite à la demande d’un client : « en plus de la permanence téléphonique, je fais de la facturation pour une société de taxis. En fait, mes taxis font des transports de malades (rdv médicaux, examens, dyalises, etc…) et moi je me charge de faire la télétransmission des factures auprès des caisses et mutuelle. Je cumule les deux car la société de taxis m’avait sollicitée. Ils avaient besoin d’aide car ça leur prenait trop de temps et étaient débordés

Au niveau du quotidien, c’est très facile à gérer car je peux faire de la facturation entre deux appels et parfois remplir les moments calmes !

Faire les deux m’apporte de la diversité, ça change et du coup les journées sont moins monotones. J’aime bien faire ça et surtout c’est assez confortable dans le sens où je n’ai pas les contraintes horaires de la permanence ».

2.2 Permanence téléphonique et tâches administratives

2.2.1 Le témoignage de Virginie

Virginie a décidé de proposer des services administratifs en plus de la permanence téléphonique qui sont dans leur majorité soit sage-femme soit gynécologues: « Sur mes huit clientes, j’en ai quatre qui étaient ravies de prendre ce service en plus. Je scanne différents résultats dans leur logiciel médical, je gère leur boîte mails en répondant aux demandes qui me concernent (envoi de factures, duplicata d’ordonnance) ou j’envoie par mail des demandes de rdv chez les spécialistes.

J’aime bien la diversité, j’avais l’habitude avant d’être multi-tâche et en proposant ces services, j’ai l’impression de soulager encore plus mes clientes, je leur fais gagner plusieurs heures de consultations par mois. De plus, les informations auxquelles j’ai accès m’aident beaucoup lors de mes échanges avec les patientes donc finalement mes missions sont complémentaires.

De mon côté, j’effectue ces tâches facilement entre deux appels ou si je n’ai pas le temps, ça me prends quelques minutes sur ma pause déjeuner de 12h30 à 14h. J’aime mon organisation actuelle et me sentir utile ! Vu le soulagement que ça apporte à mes clientes, je continuerais ainsi « .

2.2.1 Le témoignage de Marjory

Marjory, qui vit en Martinique, proposait au départ tout plein de services différents avant de se spécialiser dans la perm puis de se diversifier de nouveau devant la demande de ses clients : « Je me suis lancée dans le télésecrétariat en Avril 2022. Pour commencer, je proposais tout plein de prestations pour essayer de convaincre le maximum de clients (permanence téléphonique, frappe de comptes-rendus, devis, archivage , classement …). N’ayant pas de retour sur l’admin, j’ai arrêté de proposer ses prestations.

Par la suite une fois que je me suis fais connaître et au fur et à mesure des entretiens avec mes clients (dentistes, médecins généralistes et neuropsychologues), certains me demandaient si je proposais également en plus de la permanence l’élaboration de devis, l’archivage de documents patients ou frappe de compte rendu. Donc j’ai finalement décider d’augmenter mes tarifs et d’y inclure les prestations demandées et franchement après ça j’ai commencé à avoir des appels de clients intéressés.

Le fait de proposer la permanence et la prise en charge de l’administratif me permet de ne pas avoir besoin de beaucoup de clients, quatre ou cinq me suffisent. Plus je ne pourrais pas suivre. Je n’ai pas de temps impartis pour l’administratif donc je gère comme bon me semble.

J’aime beaucoup car je me sens plus impliquée dans mon rôle de télésecrétaire et le suivi des dossiers patients permet un meilleur connaissance de leur besoins également.

3. Aller sur site en plus de la permanence téléphonique

Cela parait impossible au premier abord et pourtant ! Il est tout à fait possible de cumuler des prestations sur site avec de l’accueil téléphonique tant que cela reste du temps partiel ou des missions ponctuelles.

Une de mes premières collaboratrices avait trouvé un client qui avait besoin de 3h de présence par semaine sur son exploitation pour l’aider dans son administratif alors qu’elle travaillait en perm pour des ostéopathes et des gynécologues. Elle y allait tous les jeudis après-midis et me basculait ses appels pendant ce moment-là. Moi je lui basculais mes mercredis après-midi pour m’occuper de mes enfants. Le deal était parfait 😊 ! D’ailleurs, elle remplaçait aussi la secrétaire d’un cabinet de 3 gynécologues sur ses vacances donc elle me basculait aussi ses appels pendants ces cinq semaines là.

C’est aussi le cas de Cécile de Medicofrap : « en parallèle de la perm, je suis en CDI à temps partiel dans un cabinet de cardiologie (trajet de 25 mn). Je suis à mon domicile tous les lundis et des demi-journées. Par contre, je dois être disponible pour le cabinet en cas d’absence, arrêt de travail ou vacances de ma collègue sur place.

Il est facile de concilier les deux à condition d’avoir une voire deux collaboratrices (surtout si une venait à s’absenter pour x raison). J’effectue également de la saisie de comptes rendus d’expertises médicales pour un médecin légiste pour le CHU de Nantes.

A partir de septembre, je vais bosser pour une gynécologue sur site en micro- entreprise pour la scannérisation de documents, gestion du matériel, des choses simples. Ce sera une demi-journée tous les 15 jours ».

En conclusion

Comme tu peux le constater, ce n’est pas parce que tu as choisi la permanence téléphonique que tu es obligée de ne faire que ça si tu n’en as pas envie.

Si tu as envie de diversifier tes prestations, c’est tout à faire possible et il y a sûrement d’autres domaines dans le secrétariat indépendant dont je n’ai pas parlé dans cet article qu’il est possible de cumuler avec la permanence téléphonique.

Si tu as d’autres exemples de cumul avec la permanence, je te remercie de les mettre en commentaire, ça me permettra de les connaitre 😊.