Comment faire de la permanence téléphonique ?

Comment faire de la permanence téléphonique ? C’est souvent une des premières questions que l’on se pose lorsqu’on envisage cette prestation. La permanence téléphonique est une des multiples possibilités qu’offre le secrétariat indépendant.

Et les questions sont nombreuses quand on envisage de devenir indépendante. Où faire de la permanence téléphonique ? Avec quels horaires ? Avec quels tarifs ? Quel matériel ? …

C’est une liste sans fin ! Mais heureusement, il existe des réponses 😀.

1. Où faire de la permanence téléphonique ?

Je vois trois possibilités différentes pour faire de la permanence téléphonique. Je te les cite toutes mais c’est vraiment la dernière qui a ma préférence 😉.

1.1. A l’extérieur de chez soi

Il est possible de se faire engager par un centre d’appels du type Webhelp. Ce sont de grosses plateformes où l’on travaille souvent en open space. Tu as un emploi salarié et tu réponds au téléphone pour différentes grosses entreprise comme Nespresso ou la Maaf par exemple. C’est souvent du service après-vente mais pas toujours. Ma voisine dans mon ancienne ville y a travaillé plusieurs années. C’est donc une forme de permanence téléphonique mais ici tu n’es pas indépendante, tu es employée.

1.2 De chez soi mais pour quelqu’un d’autre

Mais tu as également des centres d’appels qui font appel à des secrétaires indépendantes qui travaillent de chez elle. Elles ont souvent le statut de micro-entrepreneur, elles ne sont souvent pas très cher payées car le centre d’appels prend sa commission sur chaque appel bien entendu. Les horaires sont assez lourds en général. Bref, les conditions ne sont pas idylliques et à mon sens, c’est une sorte de salariat déguisé vu que souvent les secrétaires n’ont pas d’autres clients qu’eux et qu’ils pourraient très bien les embaucher en réalité.

Une autre possibilité est de travailler de chez soi pour une ou plusieurs autres secrétaires indépendantes et de les aider avec leurs clients. Les conditions sont malheureusement actuellement souvent un peu les mêmes qu’avec les centres d’appels. Avec des grosses plages horaires demandées et des tarifs assez bas, voire très bas à l’appel. C’est ce qu’on appelle la sous-traitance et quand je vois certains tarifs pratiqués (0€30 voire 0€20 l’appel 😥😨😱), je trouve personnellement qu’on se rapproche vraiment beaucoup d’une forme d’esclavagisme moderne.

Il est bien entendu possible de trouver des secrétaires qui n’exploitent pas leurs sous-traitantes et heureusement ! Mais les tarifs que je vois passer ont quand même tendance à baisser de plus en plus au fil des années depuis que j’ai commencé. Ce que je trouve vraiment dommageable à la fois pour les personnes qui prennent les appels et pour la qualité de notre métier.

1.3 Faire de la permanence téléphonique de chez soi pour soi

C’est à mon sens la meilleure des façons de faire de la permanence téléphonique 😀! Et c’est autour de cette prestation que tourne tout ce blog 😁.

Tu travailles pour tes propres clients que tu factures en direct. Tu es la chef, tu as créé ton entreprise et tu la gères comme tu le souhaites. Cela demande certaines qualités et compétences car il faut les trouver les clients mais ça se fait quand on a les bonnes techniques. Je gagnais un SMIC au bout d’à peine 6 mois quand je me suis lancée (je te parle de revenus net, pas de chiffre d’affaire bien entendu) et je n’ai fait qu’augmenter mes revenus depuis.

Tu sais, si tu me lis un peu, que je préconise d’ailleurs de faire de l’Accueil Téléphonique Haut de Gamme que je différencie de la permanence téléphonique basique. C’est à mon sens ce vers quoi on devrait tendre quand on est indépendante : proposer à la fois de faire de la très haute qualité pour ses clients mais aussi se créer de très bonnes conditions de travail de notre côté. Car c’est aussi important de bien travailler que de bien s’auto-traiter si je puis dire. Et ces deux points passent en grandes partie par le choix des horaires et des tarifs.

2. Les horaires pour faire de la permanence téléphonique

Evidemment, si tu n’es pas la chef, ce n’est pas toi qui va définir tes horaires (où alors très rarement). Tu vas devoir t’adapter à ce que te demande ton donneur d’ordre (centres d’appels ou autre secrétaire indépendante). Cela veut souvent dire travailler tard le soit, entre midi et deux, le samedi… Souvent ce sont les horaires qui ont été vendu mais que les personnes ne souhaitent plus faire elles-mêmes au bout d’un certain temps.

Alors que si tu as ta propre entreprise et tes propres clients, c’est toi qui va imposer tes horaires. Et ce mot d’imposer, je ne l’utilise pas à la légère. Il est vraiment important de rester droit dans ses bottes quand on est en rendez-vous client et que l’on cherche à lui vendre nos services. Evidemment que les clients ont envie d’avoir un accueil le plus large possible mais ce n’est pas forcément un frein quand on propose quelque chose de plus restreint mais de bien plus qualitatif et qu’on sait le vendre.

Quasi tous mes clients finissent plus tard que moi le soir. Certains travaillent même certains samedis alors que ce n’est pas mon cas. Cela ne m’a pas empêché de les convaincre de me faire confiance. Tous mes premiers clients sont toujours avec moi depuis 2013 quand je me suis lancée. Mes horaires n’ont jamais posé souci parce que mes clients sont ravis des mes prestations. Voilà un message que j’ai reçu (envoyé un samedi d’ailleurs 😄) il y a environ un mois d’un client ostéopathe avec qui je travaille depuis plus de 8 ans :

3. Les tarifs en permanence téléphonique

Les tarifs sont souvent un des gros problèmes quand on veut se lancer ou quand on se rend compte qu’on gagne mal sa vie dans l’entreprise qu’on a créée.

Tu vas devoir trouver le bon mix entre un tarif qui reste acceptable pour tes futurs clients mais qui te permette également de vivre correctement de ton activité. Nos besoins en revenus sont variables en fonction de nos situations respectives. C’est pour ça que chercher des exemples de tarifs sur le net ne t’aidera pas, bien au contraire. C’est d’ailleurs souvent le meilleur moyen de se fourvoyer complètement et de proposer des tarifs bien trop bas !

Il est donc vraiment très important de bien définir tes tarifs car te tromper aurait plein de conséquences hyper négatives :

• tu devras travailler beaucoup pour (souvent) gagner peu
• tu feras de la qualité moins bonne car tu seras submergée d’appels
• tu paieras très mal ta ou tes collaboratrices car tes tarifs seront trop bas pour la ou les rémunérer correctement
• tes clients seront souvent mécontents car mal traités pat toi et / ou tes sous-traitantes
• ton stress montera en flèche
• tu frôleras le burn-out au bout de quelques mois ou quelques années car tu travailleras trop...

Ce qui n’est pas le but quand on lance une entreprise. On ne quitte pas un emploi salarié souvent compliqué pour finir dans une situation encore pire dans sa propre entreprise 😨!!! Se prendre en compte quand on définit ses tarifs est absolument indispensable. Ne voir que le côté client, c’est perdre une des deux données essentielles dans le calcul : TOI (et donc tes revenus et ton bien-être) !

C’est un point vraiment important à garder en tête quand tu réfléchiras à tes tarifs. J’y consacre d’ailleurs un énorme chapitre (ainsi qu’aux horaires) dans ma formation car c’est vraiment deux des points où il ne faut absolument pas se tromper.

4. Le matériel

Il faut vraiment peu de matériel pour faire de la permanence téléphonique.

C’est un des points qui en fait une spécialité intéressante quand on cherche à la fois à être indépendante et à travailler à domicile. Car on a besoin de faire peu d’investissements ce qui est assez incroyable quand on pense qu’on crée une vraie entreprise ! La comparaison avec la création d’une boutique où il faut acheter tout un stock par exemple est assez édifiante.

On peut faire de la permanence téléphonique avec peu de moyens au démarrage. Et c’est une bonne nouvelle 😊.

Il te faut une box internet et un ordinateur car les appels passent par là mais on a souvent déjà ça à la maison. Il te faudra également un casque et un fournisseur de logiciel de téléphonie pour avoir plusieurs clients. En ce qui concerne le nombre de clients pour bien vivre de son activité, j’y ai répondu dans cet article.

Et c’est à peu près tout !

Cependant, encore une fois, je te conseille de bien te traiter. On peste souvent sur les patrons qui traitent mal leurs employés. Rappelle-toi que la principale employée de ton entreprise, c’est TOI ! Donc prends du bon matériel (surtout casque et logiciel de téléphonie) même si cela te coute un peu plus cher au départ. Si tu te débrouilles bien dans la définition de tes tarifs, il sera très vite rentabilisé et tu te seras créé de bonnes conditions de travail. Ce qui est important pour la qualité de tes services et ton bien-être personnel.

En conclusion

Comme tu le vois, il ne faut pas beaucoup de choses pour faire de la permanence téléphonique mais il est important de bien poser les bases de ton entreprise. C’est ce qui te permettra de faire du bon travail pour tes clients et donc ne te pas te vendre à prix cassés et d’avoir par ricochet de bonnes conditions pour toi.

Le but en créant ta propre entreprise n’est pas d’en baver mais au contraire de te créer une entreprise de rêve dans laquelle tu es heureuse de travailler et où tes clients le sont aussi.

C’est tout à fait possible, c’est ce que je vis tous les jours et c’est tout ce que je te souhaite 😊.