Faut-il faire une formation en permanence téléphonique avant de se lancer ? Doit-on avoir un diplôme de secrétaire pour créer une entreprise d’accueil téléphonique ? Ce sont des questions légitimes que l’on se pose lorsque l’on veut travailler à son compte. Je dirai que oui, il faut se former, mais pas forcément dans les domaines auxquels tu penses !
1. Pas besoin de diplôme en secrétariat
La permanence téléphonique ne demande pas forcément d’avoir un diplôme ou de faire une formation en secrétariat avant de pouvoir se lancer. C’est encore un des gros avantages de la permanence téléphonique par rapport aux autres branches du télésecrétariat telle que la retranscription ou la création de factures.
Même dans le médical, il est possible de te former sur le tas. Il n’y a pas besoin de compétences particulières dans beaucoup de domaines du médical pour donner des rendez-vous ou prendre des messages mais il faut du bon sens !
Au fur et à mesure, ton expérience va grandir et t’aider à gérer les demandes des patients ou des appelants.
2. Se faire aider par ses clients ou ses collègues
Tes clients sont aussi là pour t’aider quand tu as une interrogation par rapport à une demande. En effet, il est possible de mettre un patient/client en attente pour joindre ton client si tu as le moindre doute. Ou bien tu peux utiliser la messagerie instantanée si c’est moins urgent puis dire à la personne que tu la rappelles dès que tu as pu voir avec ton client.
Au fur et à mesure, ton panel de réponses augmente face aux différentes situations et tu as de moins en moins besoin de ton client pour te guider.
Si tu fais de la sous-traitance, c’est à dire si tu aides des secrétaires déjà installées à prendre leurs appels quand elles sont absentes ou débordées, elles aussi pourront t’aider. C’est une bonne façon d’acquérir de l’expérience lorsque l’on débute. On n’est pas seule, on a quelqu’un vers qui se tourner en cas de difficultés. Il faut juste faire attention à ne pas faire que ça et à chercher à avoir ses propres clients à côté.
Il n’est donc pas forcément utile de faire une formation en permanence téléphonique en ce qui concerne la partie secrétariat pur.
Par contre, il y a des domaines où il faut se former lorsque l’on veut créer sa propre entreprise d’accueil téléphonique.
3. Se former en création d’entreprise
Lancer une entreprise demande différentes compétences que l’on ne possède pas forcément de façon naturelle. Il est important de ne pas se tromper quand on se lance car cela peut avoir de lourdes conséquences sur la suite de notre vie en tant que chef d’entreprise.
3.1 Choisir le bon statut
Il te faudra choisir le bon statut. Il en existe plusieurs et il te faudra trouver celui qui correspond le plus à ta situation et à tes besoins.
Personnellement j’ai choisi le statut de micro-entrepreneur.
Quand je me suis lancée, c’est celui qui me permettait d’avoir le plus de liberté avec le moins de charges. C’est toujours le statut que j’ai 9 ans plus tard. Il correspond bien à mes choix de vie : concilier ma vie professionnelle et ma vie personnelle. Je ne souhaitais pas devenir esclave de mon entreprise mais avoir du temps pour profiter de ma famille.
3.2 Définir les orientations de son entreprise
Tu devras aussi faire des choix sur l’orientation de ton entreprise. Te tromper sur les horaires, cela peut avoir de lourdes conséquences sur ta vie personnelle. Si en plus, tu te trompes également sur les tarifs, tu auras la double peine ! Tu travailleras des heures pour gagner très peu d’argent. Il est donc très important de réfléchir à ces deux critères.
Tu trouveras tout et son contraire sur le net et il n’est pas facile de savoir qui a raison, qui a tort.
Si tu suis mon blog, tu sais que je suis pour proposer de la permanence téléphonique haut de gamme. Cela veut dire proposer une grande qualité de service, avec des horaires plutôt petits et des tarifs bien ajustés. Cela permet à la fois de chouchouter tes clients tout en ayant une bonne qualité de vie.
Tu verras que souvent les gens disent qu’il n’est pas possible de travailler en permanence téléphonique sans faire beaucoup d’heures par semaine et sans travailler à la chaine. C’est FAUX ! Si tu calcules bien tes tarifs, tu n’auras pas ce souci.
3.3 Se former en vente et marketing
Une des choses les plus difficiles sera la prospection. Il ne faut pas se mentir.
Vendre tes services ne sera pas une activité facile ni agréable mais la bonne nouvelle, c’est que cela s’apprend ! Il y a des techniques de vente. Cela n’est pas inné, il faut pratiquer, réfléchir à son discours, convaincre les prospects.
Mais l’avantage de la permanence téléphonique, c’est que tu n’as pas besoin d’énormément de clients pour en vivre bien. Et surtout, une fois qu’ils sont là, si tu fais de la qualité, ils restent avec toi.
Donc au bout de quelques mois, tu n’as plus besoin de prospecter (sauf si tu veux continuer à grandir, embaucher…).
4. Suivre une formation en permanence téléphonique
Il est bon, en plus de toutes les compétences que j’ai évoqué ci-dessus, de se former sur la partie technique de la permanence téléphonique.
Il est bon d’avoir de l’aide sur l’utilisation du logiciel qui permet de prendre les appels pour plusieurs clients en même temps. De savoir comment le paramétrer pour optimiser ta façon de travailler et donc gagner du temps et de l’argent.
Idem sur l’utilisation d’un agenda. Tu peux penser savoir comment remplir un agenda mais cela ne se remplit pas les rendez-vous à la suite des autres. Cela demande plein de compétences et d’anticipation. Surtout si tu veux faire de la permanence téléphonique de haute qualité. Si tu fais payer tes services assez chers, tu dois avoir une qualité de service irréprochable et cela va se voir dans ta façon de remplir les agendas de tes clients.
5. Ma formation en permanence téléphonique
Tu trouveras sur ce blog une page avec le descriptif la formation que je propose en permanence téléphonique haut de gamme.
En effet, j’ai réuni dans trois modules tout ce que j’ai mis en place pour créer mon entreprise et la faire prospérer rapidement. J’y explique également entre autres comment définir tes tarifs et tes horaires. Comment trouver des clients et comment les convaincre de faire appel à toi.
Etre guidée par une personne qui a vécu ce que tu vis actuellement, qui a passé des heures à chercher des informations sur le net, c’est la garantie de gagner un temps précieux, d’éviter de te fourvoyer et surtout de créer une entreprise pérenne et qui permettra de vivre bien de ton activité à domicile.
En conclusion
Personnellement, je pense qu‘il faut se former et se faire aider quand on veut créer une entreprise, quelle qu’elle soit.
Ce n’est bien sûr pas impossible de tout faire tout seul.
Mais c’est souvent synonyme de temps perdu, d’errements, voire de renoncement devant les difficultés ou la peur.
Avoir un guide à suivre avec des étapes à passer et des conseils, c’est la garantie d’avoir un chemin et de ne pas faire d’erreurs. Si tu as des questions et que tu hésites à franchir le pas, n’hésite pas à me contacter.
